OPRA Arbeitsmarktprogramm

Ihre Aufgaben Mitwirkung in der Geschäftsleitung: Aktive Mitarbeit in der Geschäftsleitung und Mitwirkung bei operativen und organisatorischen Entscheiden Einbringen und Vertreten der Themen Finanzen, HR und Administration in der Geschäftsleitung Erstellen von Entscheidungsgrundlagen sowie Vor- und Nachbereiten von Sitzungen und zentralen Pendenzen Mitwirken bei bereichsübergreifenden Projekten und bei der Weiterentwicklung interner Strukturen und Prozesse Finanz- und Lohnadministration (ca. 50 % der Tätigkeit): Führen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie Bearbeiten des Mahnwesens Vorbereiten und Ausführen von Zahlungsläufen; Überwachen der offenen Posten Durchführen von Bankabstimmungen sowie Führen und Abstimmen der Kassen Mitarbeit bei der Lohnverarbeitung inklusive Mutationen, Ein- und Austritten, Quellensteuer und Sozialversicherungen Abstimmen der Lohnkonten sowie Vorbereiten von Lohnausweisen und Jahresdeklarationen Vorbereiten von Monatsabschlüssen, Kontenabstimmungen, Jahresabschlüssen und Revisionsunterlagen HR / Personaladministration: Bearbeiten der Personaladministration von Ein- bis Austritt, inklusive Verträgen, Mutationen, Bestätigungen und Arbeitszeugnissen Pflegen der Personaldossiers und Stammdaten sowie Überwachen relevanter Termine und Fristen Unterstützen bei Rekrutierungen, Einführungen neuer Mitarbeiter und weiteren Personalprozessen Koordinieren von Absenzen und Versicherungsfällen sowie Zusammenarbeit mit Versicherungen und externen Fachstellen Unterstützen der Geschäftsführung in operativen Personalfragen und vertraulicher Umgang mit Personaldaten Organisations- und Administrationsunterstützung: Koordinieren von Terminen und Sitzungen, Protokollführung sowie Erstellen von Korrespondenz, Unterlagen und Berichten Dokumentieren und Optimieren administrativer Abläufe sowie Kontaktpflege mit internen und externen Stellen Aktive Unterstützung und Beratung der Teilnehmenden während der FSE (Förderung der selbstständigen Erwerbstätigkeit) Phase 0, insbesondere bei der Bearbeitung und Vervollständigung ihrer Unterlagen sowie bei organisatorischen und administrativen Fragen

Ihre Aufgaben Abteilung IT-Support und Mediamatik: Erste Anlaufstelle bei Hard- und Softwareproblemen im Haus (z. B. Arbeitsplatz-Setup, Netzwerk, Drucker, Programme) Koordination mit externem IT-Partner (wenn nötig) Dokumentation von Prozessen und Standardabläufen (für schnellere Hilfe) Verantwortung für den Betrieb, Unterhalt und die Weiterentwicklung unserer Homepages Inhalte erstellen, pflegen und strukturieren (Texte, Bilder, Downloads, Landingpages) Koordination mit externen Dienstleistern (z. B. Hosting, Webagentur, Spezialtools) Erstellung von Grafiken, Layouts und digitalen Werbemitteln (z. B. Banner, Inserate) Unterstützung bei Drucksachen (Flyer, Plakate, Broschüren) nach Bedarf Mitarbeit an der Digitalisierung interner Abläufe Dokumentvorlagen, Prozesse, Ablagestrukturen und einfache Workflows verbessern Mitdenken und umsetzen von pragmatischen digitalen Lösungen im Alltag Abteilung Gruppenleiter EDV-Training: Unterstützung und Begleitung von Programmteilnehmenden in der Praxisfirma Einführung und Unterstützung in MS Office / digitalen Arbeitsmethoden Unterstützung im Alltag bei organisatorischen und digitalen Aufgaben Mitarbeit bei internen Schulungen / Lernaufträgen (je nach Eignung)